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AutoArchivierung bei Outlook

Ein weitverbreiteter Glaube ist, dass die AutoArchivierung benötigt wird, damit Outlook reibungslos funktioniert. Während dies für ältere Versionen noch stimmte, ist es inzwischen ein Mythos. Ein Computer, der seit 2007 gekauft worden ist, und auf dem Outlook 2007 SP2 oder neuere Versionen installiert sind, hat inzwischen keinerlei Problem mit einer pst-Datei, die bis zu 4 GB groß ist. Auf neueren Systemen sind auch 10 GB große Files kein Problem mehr.

Wie häufig sollte die AutoArchivierung ausgeführt werden?
Die Antwort darauf ist: Niemals, wenn man nicht möchte. Die AutoArchivierung ist nur eine mögliche Option. Natürlich gibt es Umständen, unter denen diese Funktion sehr nützlich sein kann. Dies hängt jedoch von verschiedenen Faktoren ab.

Mit AutoArchivierung alte Objekte und Junk-Mail automatisch entfernen
AutoArchivierung kann automatisch Objekte entfernen, die ein festgesetztes Alter überschreiten. Diese Funktion ist besonders sinnvoll für als Junk gekennzeichnete Mails, RSS-Objekte und gelöschte Mails.
Vor allem wenn eine Vielzahl an RSS-Feeds abonniert ist, deren Aktivität sehr hoch ist, befindet sich schnell eine große Anzahl Objekte in diesen Ordnern. Die AutoArchivierung kann die Menge für den Nutzer verkleinern. Der Prozess ist ähnlich wie bei Ordnern für Newsletter, Junk-Mail oder den gelöschten Mails.

AutoArchivierung ausführen um die BackUp- und die Wiederherstellungszeit zu verkürzen
Wenn die pst-Datei zu groß wird, dauert es länger, das BackUp durchzuführen. Und um ehrlich zu sein - je länger ein BackUp dauert, umso seltener wird es ausgeführt.
Wenn die Autoarchivierung monatlich ausgeführt wird, verkleinert sich die pst-Datei, weil die alten Objekte aus der Hauptdatei gelöscht werden. Dies verkürzt auch die Zeit, die benötigt wird, um das BackUp durchzuführen.
Die pst-Datei würde sich demzufolge einmal im Monat ändern und müsste auch nur monatlich - am besten direkt nach der AutoArchivierung - gesichert werden.
Vorsicht! Die AutoArchivierung ist kein BackUp der Dateien! Mit ihr werden die Mails lediglich in ein Archiv verschoben. Sie existieren also nach wie vor nur ein Mal. Nutzer, die einen Posteingang und ein Archiv nutzen, müssen beides regelmäßig zusätzlich sichern, damit sie vor Datenverlust geschützt sind!

Die AutoArchivierung manuell nutzen
Die AutoArchivierung ist eine automatische Funktion, die der Nutzer auch manuell ausführen kann. Im Wesentlichen macht die AutoArchivierung nicht viel mehr, als einen bestimmten Ordner durchzugehen, die darin enthaltenen Objekte auf ihr Datum zu überprüfen und dann zu entscheiden, ob sie behalten, gelöscht, oder in eine pst-Datei verschoben werden.
Der Nutzer kann diese Objekte nach wie vor selbstständig verschieben oder löschen. Auch wenn die AutoArchivierung aktiviert ist, wird ihre Funktion dadurch nicht eingeschränkt.
Soll die AutoArchivierung manuell gestartet werden, funktioniert dies über:

Outlook 2007 und frühere Versionen:
Datei -> Archivieren

Outlook 2010 und Outlook 2013
Datei -> Tools zum Aufräumen -> Archivieren